Milano 17 Marzo 1893.
Sigr. Ing.e
Nella seduta dei Soci tenutasi jeri, vennero presi in esame i rapporti presentati dalle commissioni delegate, e di conseguenza si venne alle relative deliberazioni.
Riserbandomi dare in seguito le disposizioni di dettaglio, in linea generale si è trovato necessario che le Officine, pur mantenendo quell’indipendenza che riguarda l’andamento materiale del lavoro, abbiano diretta dipendenza dall’Amministrazione centrale, sola giudice della opportunità delle spese, in relazione agli impegni imprescendibili dei quali l’Amministrazione stessa è gravata: epperò gli impegni di cassa che ne sono conseguenza, non possono altrimenti regolarsi che dall’Amministrazione Centrale.
In quanto riguarda l’amministrazione propriamente detta di codeste officine, si è constatato che, diminuito il lavoro, si trovarono per contro aumentare le spese, come qui risulta
1890-91 1891-92 Differenza pel 91-92
Importo mano d’opera £ 148,000 £ 152,000 + £ 4,500
“ disegnatori “ 13,000 “ 29,000 + “ 16,000
“ generi di consumo “ 32,100 “ 34,800 + “ 2,700
“ spese amministrate “ 41,000 “ 59,000 + “ 18,000
“ lavoraze c/. terzi “ -------- “ 6,300 + “ 6.300
_________ Aumento nel 1891-92 £ 47,500
Sono soprattutto rimarchevoli le due cifre riflettenti le spese di disegnatori e di amministrazione.
Richiama pure l’attenzione l’ingente cifra di £ 64,000 investita in carta, generi di consumo e materie prime = mentre questo articolo figurava al 30 Giugno 1891 per £30,000, ed al 30 Giugno 1890 per sole £ 17,000.
Allo sbilancio portato da queste spese eccessive è urgente provvedere - e lo faccio come segue:
1° = Qualunque spesa che esca dall’orbita ordinaria di quanto occorre per la lavorazione giornaliera, deve la Direzione proporla all’Amministrazione centrale, e riportare il visto del Gerente o chi per esso. Così dicasi, quindi, per forniture di carte in genere, caratteri, inchiostri, macchine ecc. ecc. La Direzione, inviando la richiesta del fabisogno [sic], la accompagnerà cogli opportuni schiarimenti, e se del caso dei relativi campioni.
2° = A diminuire le spese di amministrazione, devesi studiare una semplificazione dell’amministrazione stessa, pur non rinunciando ad un oculato controllo - ma se, come si è verificato nel decorso esercizio, tale sistema di controllo deve importare una maggiore spesa di £ 18,000, ne risulta un lucro cessante ed un danno emergente.
3° = A giustificazione dell’ingente aumento nella spesa dei disegnatori, si citano i lavori conto terzi. Urge quindi anche per questi una completa riforma. Intanto, eccettuati i piccoli lavori correnti, che non portano con se spese, né impegni speciali, non si dovranno assumere lavori in c/.terzi, né passare a contratti di sorta, senza riferire e riportare il visto del Gerente, o chi per esso. E’ chiaro che simili lavori e per le spese che ne sono causa, e per la responsabilità di consegna, vengono a versare spese e responsabilità sull’Amministrazione centrale e per essa al Gerente: deve quindi esserne questi informato a priori, e darne o meno il benessere. Per ciò che riflette i disegnatori, devono questi limitarsi al solo numero necessario all’esecuzione dei lavori in ordinazione: abolire il lavoro a giornata od a fattura, ed addottare [sic] il compenso a forfait, in modo che il preventivo di un dato lavoro non subisca alterazione di sorta, con danno grave delle Officine.
E’ poi a desiderarsi che all’Ispettore tecnico
Queste per sommi capi le deliberazioni prese, e che per sommi capi sintetizzo come segue:
a) Economia e semplificazione nelle spese amministrative, accentrando maggiormente nell’Amministrazione centrale le registrazioni, i cui elementi saranno forniti da codesta Direzione in quella miglior forma che si troverà del caso.
b) Riforma nel lavoro conto terzi e conseguentemente economia nelle spese inerenti.
c) Verifica delle percentuali afferenti ad ogni sezione, e su cui si basano i preventivi di tutti i lavori delle Officine.
d) Dipendenza dall’Amministrazione centrale per tutti gli acquisti, spese, impegni che non sieno quelli del corso regolare e giornaliero.
Queste riforme devono mettersi ad esecuzione immediatamente per ciò che riguarda i capitoli b) e d) = per quanto riflette i capitoli a) c) sarebbe desiderabile si effettuassero pei primi del venturo Aprile, e quindi invito la Direzione sia a prendere gli opportuni accordi col Gerente, sia anche a presentare una proposta concreta in merito ai suddetti capitoli a) c) =
Con stima salutandovi
G. Ricordi e C.
150.
pp. 301-304
CLET002018
17 March 1893
Sig. Ing. Tito Ricordi. Director of the Workshops
City
In the meeting of Shareholders that was held yesterday, the reports presented by the delegated commissions were examined and the resulting recommendations made.
I will report in detail on those recommendations later on. In general, it was found that the Workshops, while retaining their independence for their day-to-day operations, must of necessity report directly to the Central Administration, which is the sole judge of the advisability of the expenditures regarding the indispensable commitments that the Administration has assumed, since the resulting outlay can only be the responsibility of the central administration.
As for the administration of the workshops themselves it was found that, although the amount of work has diminished, the expenses have increased, as shown here:
1890-911891-92difference for 91-92
Amountlabor£ 148,000£152,000 +£ 4,500
”artists” 13,000” 29,000 +” 16,000
”consumables” 32,100” 34,800 +” 2,700
”overhead” 41,000” 59,000 +” 18,000
”3rd party jobs” --------” 6,300 +” 6,300
________
Increase in 1891-92£ 47,500
Especially noteworthy are the two amounts that reflect the costs of the artists and overhead.
Also noteworthy is the considerable figure of £ 64,000 invested in paper, consumables, and raw materials; at 30 June 1891 this entry was £ 30,000, and at 30 June 1890 only £ 17,000.
It is urgent that the imbalance created by these excessive expenditures be addressed, which I now do in the following manner:
1: Any expense beyond what is strictly necessary for day-to-day operations must be reported to the Central Administration by the office of the Director, and receive the approval of the general manager or whomever the GM appoints. This includes all paper supplies, metal type, inks, machinery etc. etc. When the office of the Director sends requests for basic necessities, they should be accompanied by detailed justifications and, if necessary, with samples.
2: In order to reduce administrative overhead costs you must devise a way to simplify the administrative procedures themselves, though without compromising a prudent level of supervision; but if this system of supervision generates increased expenses, such as the £ 18,000 we have seen in this past fiscal year, then we are left with less profit and increased costs.
3: As justification for the substantial increase of costs for the artists, you have referred to the jobs done for third parties. It is therefore important to completely revamp this situation as well. In the meantime, with the exception of current small jobs that do not have either added expenses or special requirements, no new third-party jobs should be undertaken, nor contracts signed, without first informing and obtaining the approval of the general manager or whomever the GM appoints. Clearly such jobs, given their extra costs and consignment requirements, are ultimately the responsibility of the Central Administration and, as its representative, the General Manager, who must therefore be informed a priori so that he can give (or refuse) his approval. As for the artists, they must limit their work to the number of illustrations strictly necessary for each job: you should abolish the practice of paying by the day or on invoice and adopt instead lump-sum compensation by the job, thereby avoiding changes to the projected estimate that wreak hardship on the Workshops.
It is also recommended that Sig. Pomini, the technical inspector, be given greater responsibility to oversee the completion of all regular lithographic music printing jobs and third-party jobs, and the consignment deadlines for all jobs, so that he can fully guarantee the production schedules and consignment dates to the Director.
These then, in brief, are the decisions that were made, which I summarize as follows:
a) Cost-cutting and simplification of procedures with regard to administrative overhead, deferring more record-keeping to the Central Administration; the office of the Director will supply the necessary data in the form you consider most suitable.
b) Reforming the way third-party jobs are handled and thus cutting related costs.
c) Auditing the percentages of costs for each department, upon which the projected estimates for all jobs in the Workshops are based.
d) Deferring to the Central Administration for all purchases, expenses, and commitments beyond those strictly necessary for day-to-day operation.
These changes should be adopted immediately with regard to points b) and d); as for points a) and c), it would be best if they were to be adopted in the early part of this coming April. I therefore invite the Director to contact the General Manager and present a concrete proposal concerning the above-mentioned points a) and c).
With sincere regards,
G. Ricordi e C.
Giuseppe Pomini
Milano
Letter name DOC01827.150
Volume Signature DOC01827
Year 1888-1901
Volume 01
Pag 301-304
No. pag 4